シェアオフィスは、古くからあるレンタルオフィスが多様化し、新たな概念として生まれた賃貸の中でも、起業を考えている人に特におすすめなのがシェアオフィスです。
そこでシェアオフィスを契約する時に確認しておくべきポイントをご紹介します。
目次
シェアオフィスとは？
シェアオフィスの正式名称は「Shared－Office」といいます。
首都圏では広く認知されているオフィス形態のひとつで、ひとつのオフィスフロアなど、同じスペースを複数の人たちで共有するオフィスのことを指します。
シェアオフィスとして使われている物件やオフィスフロアは、パーテーションなどの簡易的な仕切りによって区切られているのみなので、さまざまな業種の人たちとひとつのものをシェアしながら業務を行うことになります。
シェアオフィスは、新たに物件契約を必要としないので、通常よりも低料金で契約することができます。起業したばかりの経営者や、フリーランス、シェアオフィスを拠点として活動する個人事業主などのビジネスとして利用されることが多いようです。
近年、シェアオフィスのニーズは急激な高まりを見せており、異業種同士の交流や情報交換の場としても活用されています。
シェアオフィスとレンタルオフィスとの違い
古くからあるレンタルオフィスの形態から進化したシェアオフィス。
新たな概念として首都圏での認知度は年々高まりを見せていますが、レンタルオフィスと混同されてしまうことも多いようです。
シェアオフィスとレンタルオフィスの違いについて、それぞれの特徴を確認しておきましょう。
シェアオフィス
- どこでも作業ができるフリーアドレス形態が特徴。そのため、レンタルオフィスよりもコストを抑えることができる。
- 文房具や本、電子機器のレンタルができるので、設備コストや備品などの初期費用を抑えることができる。
- 電話代行や郵便物の受け取りサービスがある。
レンタルオフィス
- 個室スペースを確保できるので、守秘義務を守ることが可能。
- 文房具や本、電子機器のレンタルができるので、設備コストや備品などの初期費用を抑えることができる。
- 電話代行や郵便物の受け取りサービスがある。
シェアオフィスとレンタルオフィスを比較してみると、大きな違いは個室スペースがあるかどうか、というパターンが多いようです。
現代の仕事内容に合わせて、シーン別にオフィスを選ぶという新しい働き方を提案するのがシェアオフィスであると言えます。
シェアオフィスを契約するまでの流れ
シェアオフィスを利用したいと考えたときの、契約までの流れについては以下の通りです。
シェアオフィスへの問い合わせ
まずは、内覧してみたいと思ったシェアオフィスへ問い合わせをします。
シェアオフィスの内覧
シェアオフィスに使用されている物件、もしくはオフィスフロアの内覧を行います。施設内の共有スペースや共同設備などを詳しく確認してください。
契約
内覧が終了し、契約を希望する場合は契約書への記入と必要書類の提出、入居審査のための面談が必要となります。
契約のための必要書類は、法人と個人とで異なるのでご注意ください。
法人での契約の場合
- 商業登記簿謄本の原本
- 印鑑登録証明書の原本
- 代表者と利用者の身分証明書（顔写真つきのもの）
- 事業計画書
個人での契約の場合
- 事業計画書
- 身分証明書（顔写真つきのもの）
また、法人、個人ともに別途申込金が必要となるオフィスもあるので、事前の確認が必要です。
審査
提出した必要書類をもとに入居審査を行います。審査が通過した後、本契約へと移行します。
契約書の提出と入金
契約書へ記入します。契約金については、事前振込み、もしくは契約日当日に現金での支払いが多いパターンです。
入居
シェアオフィスへの入居日を調整し、入居となります。入居当日にセキュリティカード、もしくはセキュリティキーの引渡しを行い、利用方法についての説明を実施されます。
シェアオフィスを契約する際に確認しておきたいポイント
一般的にオフィスを構えるよりも低コストでオフィスを所有できるシェアオフィスですが、契約内容や必要書類については、事前に確認し、きちんとした契約を結ぶことが重要です。
先述の通り、法人と個人での契約に必要な書類はそれぞれ異なっており、法人では、法人であることを証明するための書類、個人の場合は、個人を確認できる書類が必要となります。
オフィスによっては、これ以外にも用意しておくべきものがあることも考えられます。
契約前に確認し、モレのないようしっかり準備しておきましょう。
以下、シェアオフィスの契約書内容については、一般的な項目を抜粋しました。
契約内容
| 項目 | 内容 |
| 提供者 | シェアオフィスを所有している社名が記載されています。 |
| 利用者 | 契約を結ぶお客様の法人名、もしくは個人名が記載されます。 |
| 施設 | シェアオフィスの名称と所在地が記載されています。 |
| 利用サービス | シェアオフィスであることのサービス内容が記載されています. |
| 事業内容 | 提出した事業計画書に基づいた事業内容が記載されます。 |
| 契約期間 | 申し込み内容、もしくはオフィスによってそれぞれ契約期間が異なります。 |
| 月額サービス料 | シェアオフィスを利用する場合の月額料金が記載されます。 |
| 固定レンタル料 | 固定電話やコピー機、パソコンなどのレンタル設備のレンタル料金が記載されます。 |
| 標準月額料金 | 月額サービス料と固定レンタル料を合わせた金額が記載されます。 |
| 入会金 | シェアオフィス契約時に必要な入会金が記載されます。 |
| 保証金 | 万が一の場合に備えた保証料金額が記載されます。 |
| 初回請求額 | シェアオフィスの利用に際しての初回使用料金が記載されます。 |
| 初回請求額払い込み期日 | 月額使用料金の支払期日が記載されます。 |
| サービス開始日 | シェアオフィスサービスの利用開始日が記載されます。 |
| 料金起算日 | 月締め日までの換算料金が記載されます。 |
| 支払い方法 | 銀行からの自動口座振替となります。 |
| 振込先 | お支払いいただく銀行名、口座番号、支店名、口座名などが記載されます。 |
| 備考 | 契約時に申し出いただいた内容や提案させていただいたサービスなどの詳細を記載します。 |
以上が一般的なシェアオフィス契約時の契約書内容となります。
契約期間や月額料金、固定レンタル料などは特にしっかり確認しておきましょう。
また、契約書に基づいた約款も必ず確認しておきましょう。
項目が多いので見逃してしまいがちですが、後々トラブルにならないためにも、契約時にしっかりと確認しておくことが重要なポイントとなります。
設備投資を抑えられるシェアオフィスの契約
首都圏を中心に広がりを見せているシェアオフィス。
渋谷や新宿、青山など、好立地に面した場所が多く、ネットワークを広げたいという目的をもった起業家なども、あえてシェアオフィスを利用するという傾向が増加しています。
設備投資や人件費を抑えられるシェアオフィスですが、契約はくれぐれも慎重に。
会議室濃霧や環境、利用できる設備、共有スペースなど、気になるところは納得のいくまで確認しておきましょう。
