働き方の多様化によって、さまざまなベンチャー企業が誕生し、フリーランスや起業家、経営者として活躍する人も増えてきました。
とはいえ、オフィス設立には大きな費用がかかるもの。
ここでは、起業・経営に必要な設備とそれに伴う費用、シェアオフィスの重要性などをご紹介します。
目次
オフィスに必要な設備
オフィス設備として必要とするものは、その業種や規模などによってさまざまです。
まずは一般的な起業で必要な最低限の設備について詳しく見てみましょう。
- デスク・椅子
- 脇机・ワゴン
- パーテーション
- パソコン
- プリンタ
- シュレッダー
- 電話
- プロジェクター・ホワイトボード
- 棚・書庫
デスク・椅子
オフィスとしての業務を進めるために必要不可欠なものです。
社員数に合わせて同数のデスクと椅子が必要となります。
脇机・ワゴン
デスクに引き出しが併設されているタイプのものでなければ、別途書類などを整理するための脇机が必要です。
デスク数に応じて準備する必要があります。
パーテーション
デスクや部署ごとに区切りが必要な場合は、パーテーションを利用します。
必要に応じて高さや数量を準備しましょう。
パソコン
各種業務に必要不可欠なパソコン。
事務用PCやクリエイター用のMacなど、必要となる台数を準備します。
プリンタ
コピー機や複合機などもオフィスに欠かせない設備のひとつです。
場合によっては、複数台必要となる場合もあり、多くの企業ではリース契約をするのが一般的です。
シュレッダー
書類の廃棄に欠かせないシュレッダー。
さほど広さを必要としなければ、1台は準備する必要があります。
電話
営業活動や取引先との連絡には電話が必要不可欠です。
社員数や必要台数に合わせて準備する必要があります。
プロジェクター・ホワイトボード
会議やミーティング、社内プレゼンの際に必要となります。
テレビ会議などを行う場合は、テレビなどを別に準備したほうがよいでしょう。
棚・書庫
書類や書籍などを保管しておくための棚や書庫も必要になるでしょう。
起業したばかりのときはさほど感じなくとも、年数が経つにつれ、重要書類や参考書籍なども増えてくるので、事前に準備しておくのをおすすめします。
オフィス設備をレンタルした場合のメリット・デメリット
オフィス設備をレンタルした場合の最も大きなメリットは、購入した場合に比べて費用を大幅に抑えられるという点が挙げられるでしょう。
期間を設けてレンタル契約をするため、長期的に見てもレンタルの方が安く済むということが多い傾向です。
コピー機や複合機、デスク、椅子など、何かと経費が嵩みがちなオフィス設備はもちろん、会議室や応対室に必要なオフィス家具などもレンタル契約を利用する企業もあります。
このようなメリットがある反面、レンタルしたオフィス設備や家具は途中解約ができない、長期間にわたるレンタルをしていても買取はできないなどのデメリットもあります。
レンタルを利用する場合には、長期的な費用やプランを見越した上で計画的に利用するのがよいでしょう。
オフィス設備や家具をレンタルするには、商品のグレードや数量、期間によって金額が異なります。
例えば、一般的なコピー機を1カ月レンタルした場合の料金は36,000円～ですが、2年間のレンタル契約の場合、1カ月あたりのレンタル料金は10,000円～となります。
オフィス設備をレンタルする場合は、2年間の使用期間を目安に利用するのがおすすめです。
一般的な平机を2年間レンタルした場合は、1台あたり800円～、椅子1台あたり600円～、ノートパソコンなら6,000円～となっています。
起業や経営にシェアオフィスが便利な理由
新しく事業を立ち上げようとした時や、業務拡大に伴うオフィス移転などで、オフィス設備のレンタルを利用するのも一つの手段と言えるでしょう。
しかし、必要台数やオフィスにあった家具などを一つ一つ選び、レンタル契約を行うには、かなりの手間と時間が必要です。
そうした手間をかけずにスムーズな起業や経営を行うには、シェアオフィスがおすすめ。
シェアオフィスには、事務用品やデスク、椅子、書籍などが完備されており、コピー機やロッカー、棚、家具などもすべて自分で選ぶ必要もありません。
シェアオフィスにある設備や家具の使用料金請求については、
- オプションとしてあらかじめ契約が必要
- 使った分だけの利用料金が請求される
- すべて使用料金に含まれている
など、そのシェアオフィスによって形態が異なるため、事前に確認しておくのがよいでしょう。
また、オフィス全体が洗練された空間として完成しているシェアオフィスでは、フリーアドレスや個室スペースを利用した多くのフリーランスや起業家たちが活躍しています。
そんな人たちとコミュニケーションをとったり、情報共有してみたりなど、ネットワークを広げられるチャンスもあります。
シェアオフィスの設備を利用した場合のメリット・デメリット
複数の起業がフロアやオフィス設備を共有して利用するシェアオフィスですが、起業時や支店開設などの初期費用を抑えられることが大きなメリット。
オフィス設備や家具などを導入するには金額が大きくなってしまい、会社の運営にも大きな負担となってしまいます。
シェアオフィスを利用すれば、設備や家具、事務用品やインターネット環境などもすべて整っているので、費用を抑えながらすぐに仕事を始めることができるというメリットもあります。
さらに、シェアオフィスは都内でも利便性の良い好立地な場所にあることが多いので、法人登録をすれば有名なブランドエリアに会社の住所や電話番号を置くことができ、会社のイメージアップにもつながります。
一方、シェアオフィスのデメリットというと、「セキュリティ面の不安」が挙げられるかもしれません。
複数企業で共有するフリースペースでは、個人情報や守秘性の高い業務をこなすには向いていません。
「業務に集中できない」、「使いたい時に使用したい設備が使えない」などの問題点もあるようです。
こうした不安は、シェアオフィスサービスの一つである個室スペースを利用することで解消することができます。
フリースペースに比べると、料金はやや割高にはなってしまいますが、オフィスとしての独立した空間を利用することができます。
セキュリティもしっかりと守られ、通常のオフィス形態として使うことができます。
さらに、複数人で利用することもありますが、周りを気にすることなく業務に集中することができます。
オフィス設備や家具などの負担を節約するには、シェアオフィスがもっとも便利でおすすめと言えます。
多くの経営者や起業家が注目しているシェアオフィスの利用をぜひ検討してみてはいかがでしょうか？
